Câu lệnh AI cho người làm nhân sự

Tuyển dụng

Viết bản mô tả công việc (JD)

Cần JD rõ ràng, đủ nhiệm vụ, yêu cầu và quyền lợi.

Bạn là chuyên gia tuyển dụng với 10 năm kinh nghiệm tại Việt Nam. Hãy viết bản mô tả công việc (JD) cho vị trí [tên vị trí] tại công ty [ngành nghề, quy mô, địa điểm].

Thông tin thêm: cấp bậc [nhân viên/trưởng nhóm/quản lý], báo cáo cho [chức danh], khoảng lương [từ ... đến ...] hoặc [thỏa thuận].

Cấu trúc: 1) Mục đích vị trí, 2) Nhiệm vụ chính (6 đến 8 gạch đầu dòng, bắt đầu bằng động từ), 3) Chỉ tiêu đánh giá (3 đến 5 KPI đo được), 4) Yêu cầu bắt buộc và yêu cầu ưu tiên, tách riêng, 5) Quyền lợi, 6) Quy trình tuyển dụng.
Văn phong rõ ràng, không dùng từ chung chung như "năng động, nhiệt huyết". Không đưa ra yêu cầu phân biệt đối xử về giới tính, độ tuổi, tình trạng hôn nhân.

Lưu ý: Điền đủ khoảng lương và địa điểm: tin có lương rõ thường thu hút nhiều hồ sơ phù hợp hơn.

Tuyển dụng

Lên khung câu hỏi phỏng vấn theo hành vi

Chuẩn bị buổi phỏng vấn có câu hỏi và cách chấm điểm thống nhất.

Hãy đóng vai chuyên gia phỏng vấn nhân sự. Dựa trên JD dưới đây, soạn bộ 10 câu hỏi phỏng vấn theo hành vi (mô hình STAR) cho vị trí [tên vị trí].

JD: [dán JD vào đây]

Với mỗi câu hỏi hãy ghi: năng lực cần đánh giá, câu hỏi chính, 2 câu hỏi đào sâu, dấu hiệu trả lời tốt, dấu hiệu cần lưu ý. Cuối cùng đưa ra thang điểm 1 đến 5 cho từng năng lực và cách tổng hợp điểm.

Lưu ý: Dùng cùng một bộ câu hỏi cho mọi ứng viên của một vị trí để so sánh công bằng.

Tuyển dụng

Soạn thư mời nhận việc (offer letter)

Gửi ứng viên đã trúng tuyển, nêu rõ lương, thời gian thử việc, ngày nhận việc.

Hãy soạn thư mời nhận việc bằng tiếng Việt, giọng điệu chuyên nghiệp và thân thiện, gửi ứng viên [họ tên] cho vị trí [chức danh] tại [tên công ty].

Thông tin: ngày bắt đầu [ngày], địa điểm làm việc [địa chỉ], lương thử việc [số tiền] và lương chính thức [số tiền] (nêu rõ gross hay net), thời gian thử việc [số ngày], giờ làm việc [giờ], các phúc lợi [liệt kê], hạn phản hồi [ngày].
Nêu rõ thư này không thay thế hợp đồng lao động và hợp đồng sẽ được ký theo quy định của pháp luật. Kết thư bằng lời chào đón và thông tin người liên hệ [tên, điện thoại].

Lưu ý: Nhờ luật sư hoặc người có chuyên môn xem lại trước khi gửi, nhất là các điều khoản về thử việc và bảo mật.

Tuyển dụng

Viết email từ chối ứng viên khéo léo

Phản hồi ứng viên chưa phù hợp mà vẫn giữ hình ảnh tốt cho công ty.

Viết email từ chối ứng viên [họ tên] đã phỏng vấn vị trí [chức danh] tại [tên công ty]. Giọng điệu lịch sự, chân thành, ngắn gọn dưới 150 từ.

Nội dung: cảm ơn thời gian của ứng viên, thông báo lần này công ty chưa tiếp tục, không nêu lý do gây tổn thương, nếu phù hợp thì đề nghị lưu hồ sơ cho các vị trí sau [có/không]. Tránh sáo rỗng và tránh hứa hẹn không chắc chắn.

Lương, thưởng, phúc lợi

Gợi ý cấu trúc thang bảng lương

Bắt đầu xây dựng hệ thống lương cho một nhóm vị trí.

Bạn là chuyên gia tiền lương và phúc lợi (C&B). Hãy đề xuất cấu trúc thang bảng lương cho nhóm vị trí [tên nhóm, ví dụ: khối kinh doanh] tại công ty [ngành, quy mô, số nhân sự].

Yêu cầu: chia [5] ngạch hoặc cấp bậc, mỗi bậc có [3 đến 5] bước lương, mức chênh lệch giữa các bậc khoảng [7 đến 10]%. Giải thích cách chọn mức lương thấp nhất theo mặt bằng thị trường [khu vực], tiêu chí xét lên bậc, và cách tách lương cơ bản với phụ cấp. Trình bày dạng bảng, cuối cùng nêu 5 rủi ro thường gặp khi áp dụng.

Lưu ý: Con số AI đưa ra chỉ là gợi ý. Hãy đối chiếu với khảo sát lương thật và khả năng chi trả của công ty.

Lương, thưởng, phúc lợi

Thông báo điều chỉnh chính sách lương, thưởng

Gửi toàn công ty khi thay đổi cách tính lương, thưởng hoặc phúc lợi.

Soạn thông báo gửi toàn thể nhân viên công ty [tên công ty] về việc [mô tả thay đổi: điều chỉnh lương/đổi cách tính thưởng KPI/thêm phúc lợi...], có hiệu lực từ [ngày].

Nội dung gồm: lý do thay đổi, nội dung thay đổi cụ thể (ví dụ minh họa bằng số), đối tượng áp dụng, thời điểm áp dụng, ai là người giải đáp thắc mắc và hạn gửi câu hỏi. Giọng điệu minh bạch, dễ hiểu, không dùng thuật ngữ khó. Độ dài tối đa một trang.

Lương, thưởng, phúc lợi

Giải thích phiếu lương cho nhân viên

Nhân viên thắc mắc vì sao lương thực nhận thấp hơn mức thỏa thuận.

Hãy giải thích cho nhân viên không chuyên về tài chính cách đọc phiếu lương, bằng ngôn ngữ đơn giản và các ví dụ số cụ thể.

Dữ liệu phiếu lương (đã ẩn tên): lương gross [số], các khoản phụ cấp [liệt kê], bảo hiểm người lao động đóng [số], thuế TNCN [số], các khoản khấu trừ khác [liệt kê], lương thực nhận [số].
Trình bày từng bước từ lương gross đến lương thực nhận, giải thích mỗi khoản là gì và ai quyết định khoản đó. Không đưa thông tin cá nhân nhận dạng được vào câu trả lời.

Lưu ý: Chỉ dán số liệu đã ẩn tên và mã nhân viên. Không đưa dữ liệu cá nhân thật lên công cụ AI công cộng.

Lương, thưởng, phúc lợi

Kiểm tra danh sách khoản cần thanh toán khi nhân viên nghỉ việc

Chốt công nợ cuối cùng để không bỏ sót khoản nào.

Lập bảng kiểm (checklist) các khoản và việc cần xử lý khi một nhân viên nghỉ việc tại doanh nghiệp Việt Nam, loại hợp đồng [xác định thời hạn/không xác định thời hạn], lý do nghỉ [tự nghỉ/hết hạn hợp đồng/thỏa thuận chấm dứt].

Chia thành 3 nhóm: 1) Tiền cần thanh toán (lương, phép năm chưa nghỉ, trợ cấp nếu có...), 2) Giấy tờ cần hoàn tất (xác nhận, chốt sổ bảo hiểm, bàn giao...), 3) Việc nội bộ (thu hồi tài sản, khóa tài khoản, thông báo bộ phận liên quan). Ghi chú ở mục nào cần đối chiếu quy định hiện hành của pháp luật lao động và bảo hiểm xã hội.

Lưu ý: Dùng kèm công cụ Tính trợ cấp thôi việc và Tính ngày phép năm trên HRM HUB để ra số tiền cụ thể.

Hợp đồng, nội quy, kỷ luật

Rà soát điều khoản hợp đồng lao động

Kiểm tra nhanh một bản hợp đồng trước khi đưa cho luật sư hoặc ký.

Bạn là chuyên viên pháp chế lao động tại Việt Nam. Hãy rà soát bản hợp đồng lao động dưới đây (đã ẩn thông tin cá nhân) và lập bảng gồm: điều khoản, vấn đề phát hiện, mức độ rủi ro (cao/trung bình/thấp), đề xuất chỉnh sửa.

Chú ý các nội dung: loại và thời hạn hợp đồng, thời gian thử việc, công việc và địa điểm, tiền lương và các khoản bổ sung, thời giờ làm việc, bảo hiểm, điều kiện chấm dứt hợp đồng, bảo mật và cạnh tranh, bồi hoàn chi phí đào tạo.
Chỉ rõ chỗ nào cần luật sư xác nhận vì phụ thuộc quy định hiện hành.

Hợp đồng: [dán nội dung đã ẩn tên, số CCCD, địa chỉ]

Lưu ý: AI chỉ hỗ trợ rà soát bước đầu, không thay thế ý kiến của luật sư hoặc cơ quan quản lý lao động.

Hợp đồng, nội quy, kỷ luật

Soạn khung nội quy lao động

Doanh nghiệp bắt đầu xây dựng hoặc cập nhật nội quy.

Hãy đề xuất khung (mục lục và nội dung chính) cho bản nội quy lao động của công ty [ngành nghề, số lao động, đặc thù: ca kíp/văn phòng/bán hàng...] tại Việt Nam.

Bao gồm: thời giờ làm việc, thời giờ nghỉ ngơi, trật tự tại nơi làm việc, an toàn và vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản và bí mật kinh doanh, các hành vi vi phạm kỷ luật và hình thức xử lý, trách nhiệm vật chất, quy trình xử lý kỷ luật.
Với mỗi mục, viết 3 đến 5 ý chính bằng văn phong rõ ràng. Cuối bài ghi danh sách những điểm phải đối chiếu với Bộ luật Lao động và văn bản hướng dẫn hiện hành, và lưu ý về thủ tục đăng ký nếu công ty thuộc diện phải đăng ký.

Lưu ý: Xem thêm Bộ Nội quy lao động và quy chế nội bộ trong mục Tài liệu để có bản mẫu đầy đủ, đã chuẩn hóa.

Hợp đồng, nội quy, kỷ luật

Lập quy trình xử lý kỷ luật từng bước

Có vụ việc vi phạm và cần làm đúng trình tự để tránh rủi ro khiếu nại.

Hãy lập quy trình xử lý kỷ luật lao động từng bước cho tình huống sau (đã ẩn tên): [mô tả ngắn hành vi vi phạm, thời điểm, bằng chứng đang có, nội quy hoặc hợp đồng liên quan].

Trình bày: 1) Các bước theo thứ tự (thu thập chứng cứ, thông báo, họp xử lý, biên bản, ra quyết định...), 2) Giấy tờ cần có ở mỗi bước, 3) Thời hạn cần lưu ý, 4) Những sai sót thường gặp khiến quyết định kỷ luật bị coi là trái luật, 5) Điểm cần hỏi ý kiến luật sư. Không kết luận hình thức kỷ luật thay tôi, chỉ nêu các phương án và điều kiện áp dụng.

Lưu ý: Không đưa tên thật, số định danh của người lao động vào công cụ AI công cộng.

Hợp đồng, nội quy, kỷ luật

Soạn biên bản làm việc, biên bản họp kỷ luật

Cần một biên bản đủ mục, trung lập và khách quan.

Soạn mẫu biên bản [làm việc/họp xét kỷ luật lao động] của công ty [tên công ty].

Có các phần: thời gian, địa điểm, thành phần tham dự (chức danh, có mặt hay vắng mặt), nội dung vụ việc, ý kiến của người bị xem xét, ý kiến của các bên, kết luận, chữ ký. Ngôn ngữ trung lập, chỉ ghi sự việc, không nhận xét cảm tính. Để sẵn các chỗ trống [...] để điền, và ghi chú ngắn bên cạnh phần nào cần ghi thật chi tiết.

Đánh giá, KPI

Gợi ý KPI cho một vị trí

Cần bộ chỉ tiêu đo được, có công thức và nguồn dữ liệu.

Bạn là chuyên gia xây dựng KPI. Đề xuất 5 KPI cho vị trí [tên vị trí] thuộc [phòng ban] của công ty [ngành, quy mô].

Với mỗi KPI trình bày dạng bảng: tên chỉ tiêu, ý nghĩa, công thức tính, tần suất đo, nguồn dữ liệu, trọng số (tổng 100%), mức đạt/vượt/không đạt. Ưu tiên chỉ tiêu cá nhân kiểm soát được, tránh chỉ tiêu mơ hồ. Cuối bảng nêu 3 rủi ro khi áp dụng và cách phòng ngừa.

Lưu ý: Hãy cùng trao đổi với trưởng bộ phận để điều chỉnh mức mục tiêu cho sát thực tế trước khi giao.

Đánh giá, KPI

Viết nhận xét đánh giá dựa trên sự kiện cụ thể

Quản lý ngại viết nhận xét, hay viết chung chung.

Hãy giúp tôi viết nhận xét đánh giá kết quả công việc kỳ [quý/năm] cho một nhân viên (không nêu tên), vị trí [chức danh].

Dữ kiện: điểm mạnh [liệt kê kèm ví dụ cụ thể], điểm cần cải thiện [liệt kê kèm ví dụ cụ thể], kết quả so với mục tiêu [số liệu].
Viết 3 đoạn: ghi nhận, điều cần cải thiện, định hướng kỳ tới. Văn phong tôn trọng, dựa trên hành vi và kết quả thực tế, tránh nhận xét về tính cách hoặc đặc điểm cá nhân.

Đánh giá, KPI

Lập kế hoạch cải thiện hiệu suất (PIP)

Nhân viên chưa đạt yêu cầu và cần mục tiêu cải thiện rõ ràng.

Soạn kế hoạch cải thiện hiệu suất trong [30/60/90] ngày cho nhân viên vị trí [chức danh] chưa đạt mục tiêu ở các điểm: [liệt kê, kèm số liệu].

Cấu trúc: mục tiêu từng tuần hoặc từng tháng (đo được), hỗ trợ công ty cam kết (đào tạo, người kèm cặp), cách theo dõi và buổi gặp định kỳ, tiêu chí đánh giá cuối kỳ, các kết quả có thể xảy ra. Văn phong khách quan, mang tính hỗ trợ.

Lưu ý: Kế hoạch cải thiện không thay thế quy trình kỷ luật hoặc chấm dứt hợp đồng theo luật.

Đánh giá, KPI

Thiết kế phiếu đánh giá năng lực

Cần bảng đánh giá có tiêu chí hành vi cho từng mức điểm.

Thiết kế phiếu đánh giá năng lực cho vị trí [tên vị trí] gồm [6] năng lực: [liệt kê, ví dụ: chuyên môn, giải quyết vấn đề, giao tiếp, làm việc nhóm, chủ động, tuân thủ].

Mỗi năng lực mô tả hành vi cụ thể ở 4 mức: chưa đáp ứng, đáp ứng một phần, đáp ứng, vượt trội. Có cột điểm, trọng số và cột ghi minh chứng. Trình bày dạng bảng dễ sao chép sang Excel.

Truyền thông, đào tạo

Viết thông báo nội bộ gọn và dễ hiểu

Thông báo lịch nghỉ, thay đổi quy định, sự kiện công ty.

Viết thông báo nội bộ gửi toàn thể nhân viên về [nội dung: lịch nghỉ lễ/thay đổi giờ làm việc/quy định mới...].

Yêu cầu: tiêu đề rõ ràng, 3 dòng đầu nêu ngay điều quan trọng nhất, có thông tin về thời gian áp dụng và người liên hệ giải đáp, giọng điệu thân thiện, không quá 150 từ. Sau đó viết thêm một phiên bản ngắn 2 câu để đăng lên nhóm chat.

Truyền thông, đào tạo

Lập kế hoạch hội nhập 30-60-90 ngày

Chuẩn bị cho nhân viên mới để họ nhanh chóng làm quen và làm được việc.

Lập kế hoạch hội nhập (onboarding) 30-60-90 ngày cho nhân viên mới vị trí [chức danh] tại [bộ phận].

Gồm: việc cần chuẩn bị trước ngày đầu (tài khoản, thiết bị, chỗ ngồi), chương trình tuần đầu theo từng ngày, mục tiêu học tập và công việc ở mốc 30, 60 và 90 ngày, người đồng hành, cuộc gặp phản hồi định kỳ, bảng kiểm cho quản lý trực tiếp và cho bộ phận nhân sự.

Truyền thông, đào tạo

Soạn dàn ý buổi đào tạo nội bộ

Cần giáo án ngắn cho buổi huấn luyện 60 đến 90 phút.

Soạn dàn ý một buổi đào tạo nội bộ dài [60/90] phút về chủ đề [chủ đề] cho đối tượng [nhóm học viên, trình độ].

Gồm: mục tiêu học tập (3 mục tiêu đo được), phân bổ thời gian, nội dung chính, một tình huống thảo luận, một bài tập thực hành, 5 câu hỏi kiểm tra nhanh cuối buổi, gợi ý tài liệu cần phát. Ngôn ngữ đơn giản, ví dụ lấy từ bối cảnh doanh nghiệp Việt Nam.

Truyền thông, đào tạo

Soạn khảo sát mức độ gắn kết nhân viên

Muốn biết nhân viên nghĩ gì trước khi xảy ra tình trạng nghỉ việc hàng loạt.

Soạn bộ khảo sát mức độ gắn kết nhân viên gồm 15 câu cho công ty [ngành, quy mô], dùng thang 1 đến 5.

Chia 5 nhóm: công việc, quản lý trực tiếp, lương thưởng và công nhận, phát triển nghề nghiệp, môi trường và văn hóa. Thêm 2 câu hỏi mở ở cuối. Câu hỏi trung lập, không gợi ý đáp án. Kèm lời mời tham gia (nêu rõ khảo sát ẩn danh), cách đọc kết quả và 3 hành động nên làm tiếp theo.