Bộ công cụ Tổ chức & Định biên nhân sự - Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ và khung năng lực

BỘ CÔNG CỤ TỔ CHỨC & ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ

Doanh nghiệp muốn vận hành hiệu quả cần có một cơ cấu tổ chức hợp lý, chức năng nhiệm vụ rõ ràng và đội ngũ nhân sự phù hợp với yêu cầu công việc.

Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp gặp tình trạng phòng ban chồng chéo chức năng, trách nhiệm chưa rõ ràng, thiếu tiêu chuẩn năng lực và chưa xác định được số lượng nhân sự cần thiết cho từng bộ phận.

Bộ công cụ Tổ chức & Định biên nhân sự được xây dựng nhằm hỗ trợ doanh nghiệp thiết kế, chuẩn hóa và hoàn thiện hệ thống tổ chức, từ cơ cấu bộ máy đến năng lực và quy mô nhân sự.

1. Thành phần bộ tài liệu
- TC-001 – Cơ cấu tổ chức
+ Nguyên tắc và quy trình thiết kế cơ cấu tổ chức.
+ Hướng dẫn xác định cấp quản lý, tuyến báo cáo và thẩm quyền.
+ 03 mô hình cơ cấu tổ chức tham khảo cho doanh nghiệp thương mại, sản xuất và chuỗi bán lẻ/F&B.
- TC-002 – Chức năng nhiệm vụ
+ Hệ thống chức năng, nhiệm vụ mẫu cho 20 phòng ban.
+ Ma trận phân công và phối hợp trách nhiệm RACI.
+ Hỗ trợ phân định rõ vai trò giữa các bộ phận và cá nhân.
- TC-003 – Khung năng lực
+ Thư viện 56 năng lực với mô tả hành vi theo 05 cấp độ.
+ Xác định mức độ năng lực yêu cầu cho từng vị trí trong bộ 50 JD.
+ Làm cơ sở đánh giá năng lực, xác định khoảng cách và nhu cầu đào tạo.
- TC-004 – Định biên nhân sự
+ 04 phương pháp xác định nhu cầu nhân sự, kèm ví dụ tính toán.
+ Hướng dẫn xác định số lượng nhân sự phù hợp với quy mô và khối lượng công việc.
+ Mẫu phương án sử dụng lao động và các nội dung liên quan.

2. Công cụ Excel hỗ trợ triển khai
Đi kèm bộ tài liệu là file Excel gồm 10 sheet, hỗ trợ doanh nghiệp:
+ Đánh giá năng lực nhân viên và tự động đối chiếu với mức yêu cầu của vị trí.
+ Xác định khoảng cách năng lực cần cải thiện.
+ Tính toán nhu cầu định biên theo các phương pháp.
+ Lập bảng định biên nhân sự theo bộ phận và chức danh.
+ Theo dõi chênh lệch nhân sự, nhu cầu tuyển dụng.
+ Dự toán quỹ lương và chi phí bảo hiểm theo các giả định đầu vào.